Flera IT-system

Som alla kanske märkt har vi inom Rotary ett lokalt IT-system som vi kallar för ClubAdmin, medan Rotary International har ett system vi kallar My Rotary. Inom distrikt 2390 använder man ClubRunner, som då ersätter ClubAdmin för distriktet och ett antal av klubbarna. Systemen är olika uppbyggda och har olika utseende.

SRS har sagt upp avtalet med ClubAdmin från den 30 juni 2022. Samtidigt upphör samordningen av IT-system för distrikten i Sverige, vilket innebär att varje distrikt väljer det system de tycker är bäst. Sommaren 2022 går samtliga distrikt över i nya system, 6 distrikt har valt ClubRunner och 4 distrikt har valt det schweiziska systemet Polaris. Samtliga klubbar kommer att få utbildning i det nya systemet de skall använda

ClubAdmin består av två delar, en offentlig och en medlemsdel. Den offentliga består av hemsidor för Rotary Sverige, distrikten och klubbarna. Det är vårt ansikte utåt. Medlemsdelen kommer man åt efter att ha loggat in på ClubAdmin. 

Rotary International har på samma sätt skapat en offentlig sida på www.rotary.org och en medlemsdel som kräver inloggning under My Rotary. Så här får du ett konto på My Rotary how_to_create_my_rotary_account_en.

Varför har vi det så här frågar kanske någon. Svaret är att ClubAdmin är byggt för att serva klubbarna i Sverige och Lettland, medan My Rotary är byggt för att klubbarna skall lägga in vissa uppgifter som Rotary International vill ha in, t ex klubbens mål för året. ClubRunner är ett system som motsvarar ClubAdmin, utvecklat i Kanada och säljs direkt till distrikt och klubbar världen över, medan Polaris är ett system utvecklat av i Rotary Schweiz, där man kan tänka sig att genom avtal även släppa in andra distrikt.

Systemen innehåller en förteckning över alla medlemmar, så här finns ett överlapp. Detta har vi löst genom att klubbarna bara rapporterar in sina medlemmar och funktionärer i ClubAdmin, ClubRunner eller Polaris, så finns det ett särskilt program som varje natt automatiskt för över dessa data till My Rotary. Det innebär att klubbarna bara behöver lägga in dessa uppgifter i ett system.

Mycket av det som syns på klubbens officiella klubbsida i ClubAdmin, programmeras efter inloggning. Detta är t ex klubbens uppgifter, funktionärer, medlemmar, program, projekt, artiklar och klubbsidans utseende. Sedan finns även kalender, närvarorapportering, närvarostatistik, e-postlistor, dokument och rapporter på ClubAdmin. Det finns även möjlighet för klubben att få en klubb e-postadress genom Rotary av typ klubbnamn@rotary.se, som klubben kan dirigera vidare till president och sekreterare för året. Distrikten ger årligen utbildning i hur man hanterar IT-systemen. Om man har frågor under pågående år, kan ställa dessa till supporten. Distrikten har motsvarande funktioner inom ClubAdmin.
Mer information hittar du under ClubAdmin.

Rotary International officiella sidor finns mycket information om Rotarys syfte och arbete, som är våra sidor som alla kan läsa. Mycket rörliga bilder och häftiga sidor som rör sig som får återspegla Rotarys arbete. Efter inloggning i My Rotary kommer man till en ny uppsättning interna sidor. Under Manage och Club Administration hittar du bland annat klubbens faktura och kan söka i Official Directory, som är Rotarys internationella klubbmatrikel. Under Manage och Club Central förväntas klubben sätta upp sina mål (Goal Center) bland annat vad gäller antal nya medlemmar, gåvor till Rotary Foundation, projekt och sociala aktiviteter. I detta system är det säkrast att ställa frågorna till respektive distriktsguvernör, som fått utbildning i systemet. Distrikten har motsvarande information under District Administration.
Mer info hittar du på sidan My Rotary.

Inom ClubRunner lägger man in sina medlemmar, funktionärer och program på motsvarande sätt som i ClubAdmin. Uppgifterna förs automatiskt över till My Rotary. Det är främst distrikt 2390 som använder ClubRunner. Du kan se distriktssidan här. Om du har frågor om ClubRunner skriver du till crsupport@rotary.se.

Mer information om systemet Polaris kommer på denna sida under våren 2022.